Necesidad empresarial
Mayor facilidad para encontrar el vídeo de formación que los empleados necesitan
Aero Vodochody es una empresa aeronáutica líder en la fabricación y producción de aeronaves militares y de entrenamiento. Para agilizar sus operaciones, modernizaron sus sistemas con una nueva plataforma de planificación de recursos empresariales (ERP) y de gestión del ciclo de vida del producto (PLM).
Pero, para que el proyecto tuviera éxito, era esencial que los equipos aprendieran a utilizar y dar soporte a los nuevos sistemas. Más de 100 usuarios clave participaron durante tres meses en sesiones intensivas de formación. Las más de 400 horas de videoformación se almacenaron en Microsoft SharePoint, pero era necesario que esa información fuera accesible y permitiera una búsqueda interna sencilla. Además, dado que Aero opera en un entorno de defensa altamente regulado, todos los datos tenían que permanecer dentro del usuario privado de Microsoft 365 de la empresa.
“Tenemos muchísimo material de formación: cientos de horas de vídeos y transcripciones. Es imposible recordarlo todo. Queríamos que los equipos pudieran hacer una pregunta y obtener una respuesta útil en cuestión de segundos, sin tener que buscar en de forma manual en todas las grabaciones”, cuenta Martin Soukup, CIO de Aero Vodochody.
Martin explica también cómo surgió el proyecto: “Teníamos licencias para Microsoft 365 Copilot y empezamos nuestros propios experimentos. Nos gustaba mucho la idea de usar un chatbot de IA para que buscara en los vídeos y nos ofreciera una respuesta directa, indicándonos en qué vídeo y qué momento del mismo estaba la información, pero era un proyecto tan grande que necesitábamos ayuda”.
NTT DATA nos ofreció una solución rápida y eficiente basada en la infraestructura de Microsoft que ya teníamos. No tuvimos que implementar nuevos sistemas ni hacer integraciones complejas. Su equipo entendió nuestro caso y nos entregó un prototipo funcional en pocos días, lo que nos dio confianza para escalar el proyecto
Solución
Desarrollo de Wingman con Microsoft Copilot Studio
“Ya habíamos trabajado con éxito con NTT DATA en otros proyectos de automatización —afirma Martin Soukup—, así que, cuando necesitamos ayuda con el concepto de agente de IA, lo normal era recurrir a ellos. Conocen nuestro entorno, conocen a nuestros equipos y nos proporcionaron lo que necesitábamos con el mínimo esfuerzo por nuestra parte”.
NTT DATA colaboró estrechamente con el equipo de IT de Aero para desarrollar su primer agente de IA integrado en Microsoft Copilot Studio. Éste conecta las consultas de los usuarios con datos de las transcripciones (obtenidas de los subtítulos de los vídeos) para recuperar el segmento de vídeo correspondiente. El chatbot, integrado directamente en Microsoft Teams, permite a los usuarios hacer preguntas y recibir respuestas precisas al instante.
El equipo bautizó a la primera solución con el nombre de Orion Wingman. Orion, por el nombre de la solución de ERP y PLM, y Wingman, que en inglés significa también “copiloto”, como un guiño al sector en el que trabajan. Igual que un copiloto apoya al piloto principal, este asistente de IA apoya a los empleados de Aero, ya que los ayuda a navegar por contenidos complejos y a no perder el rumbo en los procesos de cambio digital de la empresa.
El éxito del primer agente animó a Aero a explorar nuevas posibilidades de la plataforma. “Ampliamos el alcance de Wingman para incluir documentos de recursos humanos, guías de TI y estándares de calidad —explica Martin—. Ahora, los 1.200 empleados de la empresa pueden acceder a la información de forma instantánea. Es como tener un compañero de trabajo que sabe de todo y nunca duerme”.
Este asistente de IA, al que llamaron Aero Wingman, se conecta a documentos de SharePoint y a contenidos de la intranet, y utiliza subagentes (como HR Wingman e IT Wingman) para responder a las consultas especializadas de cada dominio. Además, adapta las respuestas al rol de cada usuario. Por ejemplo, los ingenieros de TI reciben recomendaciones técnicas detalladas, mientras que el personal de recursos humanos recibe información simplificada del proceso. Gracias a este diseño basado en roles, la herramienta es de utilidad para toda la organización, desde los ingenieros que solucionan problemas de red hasta los empleados que comprueban las políticas de recursos humanos.
“Como estamos totalmente integrados con Microsoft 365 y utilizamos SharePoint, nos resulta fácil compartir información —afirma Martin Soukup—. También hay otros equipos, como el de desarrollo, que están interesados en contar con un copiloto de IA”.
La implementación de Wingman en Microsoft Teams se lleva a cabo a través de Copilot Studio, lo que permite el acceso sencillo de todos los departamentos a la información de la compañía, almacenada de forma segura en su espacio de Microsoft.
Teníamos muchísimo material de formación: cientos de horas de vídeos y transcripciones. Queríamos que los equipos pudieran hacer una pregunta y obtener una respuesta útil en cuestión de segundos, sin tener que buscar de forma manual en todas las grabaciones”, cuenta Martin Soukup, CIO de Aero Vodochody.
Resultados
Un compañero de trabajo que sabe de todo y nunca duerme
Con Wingman, los 1.200 empleados de Aero pueden acceder con más rapidez y precisión a los documentos internos de información y formación.
El asistente de IA ofrece respuestas más rápidas y relevantes, al tiempo que protege los datos confidenciales en el entorno Microsoft 365 de Aero.
“La principal ventaja de desarrollar Wingman en Copilot Studio era que podíamos aprovechar lo que ya teníamos —explica Soukup—. La solución se ejecuta en Teams, usa nuestros datos de SharePoint y no requiere ninguna infraestructura adicional. Es sencilla, segura y accesible para todo el mundo”.
Los empleados ahorran tiempo y trabajan con la seguridad de saber que están utilizando información correcta, lo que reduce la necesidad de revisar los archivos y volver a visualizar largos vídeos de formación. La plataforma ha recibido comentarios positivos de los usuarios iniciales que valoran el poder hacer una pregunta y recibir una respuesta instantánea que enlaza al momento específico en el material de formación correspondiente.
Como señala Martin Soukup, “Wingman te ayuda a encontrar lo que necesitas cuando lo necesitas, y eso es lo que realmente importa. Es una idea sencilla, pero con un gran impacto”.
Alentada por estos resultados, Aero planea ampliar Wingman a nuevas fuentes de datos como los sistemas de ERP y Microsoft Power BI, para crear el cimiento que permita desarrollar la innovación impulsada por la IA. Cuando se añada más información, los asistentes de Wingman seguirán simplificando el trabajo y mejorando la eficiencia en todos los departamentos.
“Los beneficios empresariales reales aún están por llegar. No hay duda de que ahorrará mucho tiempo al equipo de desarrollo”, añade Soukup.